Hallinnon tarkastaminen

Tilintarkastus sisältää myös osion, jota kutsutaan hallinnon tarkastamiseksi. Tämän prosessin tarkoituksena on selvittää, onko yrityksen tai yhteisön johto toiminut lain, yhtiöjärjestyksen ja yhteisön kokousten päätösten mukaisesti. Hallintoa tarkastettaessa voidaan tarkastuskohteet jakaa joko yhteisö tai säätiölain yleisten säännösten noudattamiseen tai erityisten säännösten noudattamisen tarkastamiseen. Yleisemmät säännökset koskevat lähinnä lakiin perustuvia periaatteita, eivätkä keskity yksittäiseen toimeen tai toimintoon, vaan enemmän siihen että asiat hoidetaan yleisesti hyvin yrityksessä hallinnon osuudelta. Kun taas puhutaan erityis-säännöksistä, viitataan hallinnon velvollisuuteen, joka edellyttää siltä jotain tiettyä toimintoa. Tällainen voisi olla esimerkiksi velvollisuus laatia luettelo yhtiön osakkeista ja osakkaista.

Merkittävimmät lait, joita hallinnon tarkastuksessa käytetään, ovat osakeyhtiölaki, osuuskuntalaki ja yhdistyslaki, tietenkin riippuen tarkastuskohteesta. Tilintarkastajan tulee myös valvoa kirjanpidon, arvopaperikaupan ja verotuksen lainmukaisuutta verraten näistä aiheista säädettyihin lakeihin. Myös yrityksen toimiala vaikuttaa tarkastukseen, sillä monella toimialalla on omat säädöksensä, joiden noudattamista täytyy valvoa.

Kuten aiemmin todettu, lainsäädäntö ei ole ainoa asia joka määrittää hallinnon hoitamista tietyllä tavalla. Velvoitteita voi löytyä yhtiöjärjestyksestä, yhtiösopimuksesta tai säännöistä. Tilintarkastajan täytyy perehtyä näihin säännöksiin tarkasti, jotta voi tehdä päätelmänsä siitä, onko hallitus toiminut sovittujen pelisääntöjen mukaan.

Hallinnon johdon tarkastaminen perustuu sen toimien laillisuuteen, ei niinkään siihen ovatko toimet olleet kuinka tuloksellisia. Toisaalta johdon toimien huolellisuuteen kiinnitetään huomiota tilintarkastuksessa ja varsinkin, jos joudutaan pohtimaan hallinnon jäsenten vahingonkorvausvastuuta. Vaikka hallinto tekisi epäonnistuneita liiketoimia, eivät hallinnon jäsenet välttämättä ole vahingonkorvausvelvollisia, ottaen huomioon että, päätöksiä tehdessä on tehty vaadittava selvitystyö ja harkinta. Tilintarkastajan on huomautettava tilintarkastuskertomuksessaan siitä, jos hallinnon jäsen, mukaan lukien toimitusjohtaja on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus, tai jos joku edellä mainituista on rikkonut lakia tai yritystä koskevia säännöksiä.

Käytännön toimia sisältyen hallinnon tarkastamiseen ovat: pöytäkirjojen tarkastaminen, sisäisten valvontajärjestelmien tarkastaminen, rekisteritietojen tarkastaminen, osake-, osakas ja jäsenluettelon tarkastaminen, merkittävimpien sopimusten ja tapahtumien tarkastaminen, varainhoidon, vakuutusten ja riskien hallinnan tarkastaminen, sekä veroasioiden ja viranomaisille annettavien ilmoitusten tarkastaminen.

Pöytäkirjojen tarkastamisen tarkoituksena on selvittää, ovatko tehdyt ja kirjatut päätökset lain ja säännösten mukaisia ja tietenkin se, onko nämä päätökset pantu toimeen. Päätösten mukaisten toimien täytäntöön pano, on yksi hallituksen velvollisuuksista.

Sisäisen valvontajärjestelmän tarkastamisessa tilintarkastaja perehtyy yhteisön organisaatiorakenteeseen, sekä tarkastuksessa oleellisten henkilöiden valtuuksiin ja työnjakoon. Yleensä tämä on asia mikä suoritetaan hyvin alussa, jos kyseessä on uusi tilintarkastaja tai asiakas. Seuraavissa tilintarkastuksissa voidaan keskittyä näissä tapahtuneisiin muutoksiin. Yhteisön raportointijärjestelmään perehtyminen on myös osa tarkastusta, kuten myös yleensä toiminnanohjaus ja muiden laskentatoimeen liittyvien ohjelmien tarkistus.

Rekisteritietojen tarkastus on osa myös tilintarkastusta ja siinä selvitetään, onko yhteisö rekisteröity vaadittaviin rekistereihin, jotta se on (oikeus)toimikelpoinen. Myös yhteisön ilmoittaman osakepääoma tulee olla sama tilinpäätöksessä, sekä kaupparekisteriotteessa.

Osake-, osakas- ja jäsenluettelon tarkastaminen on oleellista, koska sen ylläpitäminen ja päivittäminen on keskeinen tehtävä, joka kuuluu hallinnolle. Luetteloon merkitään käytännössä osakkeet ja niiden omistajat, sekä niiden antamispäivät. Luettelon ajantasaisuus on merkitsevää, koska osakkaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen perustuu lähinnä merkintään luettelossa.

Merkittävimpien sopimusten ja lähipiiritapahtumien tarkastamisella tarkoitetaan sitä, että tarkistetaan kuinka hallinto on käsitellyt sopimuksia. Tärkeänä osana on valtuuksien selvittäminen ja että sopimukset on solmittu niiden puitteissa. Tavoitteena on myös, että sopimuksia tutkimalla voidaan tarkastaa, onko tietyt hankinnat tai lainat kirjattu oikein. Tarkastuksessa selvitetään myös yhteisön sopimukset lähipiirin kanssa ja onko niitä solmittaessa noudatettu lakia ja tehty yhtiön edun mukaisesti.

Varainhoidon, vakuutusten ja riskien hallinnan tarkastaminen, tarkoittaa sitä että, tarkistetaan onko hallinto hoitanut omat velvoitteensa liittyen varojen hoitoon, sen valvontaan, sekä riskien kartoittamiseen ja niiltä suojautumiseen vakuutuksilla. Tarkastukseen kuuluu selvitys siitä, onko yhteisöllä vähintäänkin kaikki lakisääteiset  ja vapaavalintaisista ainakin yhteisön omistamien kiinteistöjen ja tavaravarastoiden vakuutukset otettu. Kysymys että onko vakuutusmäärä riittävä, voi olla vaikea vastata ja tilintarkastaja voikin kehottaa hallitusta tekemään asiasta selvityksen vakuutusammattilaisten kanssa.

Veroasioiden ja viranomaisille annettavien ilmoitusten tarkistaminen, käsittää sen, että tilintarkastaja tutustuu yhteisön veroilmoitukseen ja päätökseen, tarkistaa, että kaikki ilmoitukset on tehty ajallaan, sekä sen että liiketapahtumat on käsitelty oikein myös verotusta silmälläpitäen. 

Tomperi, S.: Tilintarkastus - normeista käytäntöön, Edita. 2018. s. 72-80