Tilinkauden aikainen tarkistaminen

Yrityksissä tehdään tilinpäätös aina tilikauden lopussa, jolloin saadaan selville yrityksen tulos ja varallisuus. Tilinpäätöksen edistämiseksi on kuitenkin hyvä tarkastella tilejä kauden aika, jotta virheiden ja väärinkäytösten määrä saadaan minimoitua.

 Tilikauden aikana tehdyissä tarkistuksissa tulisi tarkistaa kaikki erät. Olennaista on kiinnittää huomiota erityisesti eriin, jotka sisältävät suurimmat riskit. Riskillä tarkoitetaan mahdollisia väärinkäytöksiä tai tahallisia virheitä tai virheitä ylipäätänsä laskentakaavoissa tai kirjauksissa. Tärkeätä on tarkistaa erät, jotka voivat juuri virheellisesti kirjattuina vääristää tilinpäätöksen tulos tarkoituksellisesti tai tahattomasti. Järjestelmien toimivuus sekä sisäisten kontrollien testaaminen on merkityksellistä. Sisäisessä kontrollia tarkastaessa kiinnitetään erityisesti huomiota väärinkäytöksiin ja mahdollisiin vaarallisiin työyhdistelmiin. Vaarallisilla työyhdistelmillä tarkoitetaan mahdollisia väärinkäytöksiä. 

On huomioitava, että yritysten koko vaikuttaa tarkistusten määriin, pienissä yrityksissä tarkistus tehdään yleensä tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen, kun taas suuremmissa yrityksissä tarkistuksia olisi hyvä tehdä myös tilikauden aikana. 

Myynnin osalta olennaista ja merkittävää tarkistuksen osalta on varmistaa myynti tulojen oikeellisuus. Merkittävää on, että kaikista tavaroista on saatu maksusuoritukset ajallaan. Tilintarkastaja ottaa kantaa siihen onko maksu määreitä ja mahdollisia perintätoimia noudatettu, ei maksu aikojen pituuksiin. Maksuliikenteessä tulisi tarkistaa sen asianmukaisuus, käteis- tai laskumyynnistä riippumatta. Käteismyynnissä jokaisella myyjällä tulisi olla oma kassa. Järjestelmän tulee olla sellainen, että virheet ovat inhimillisellä tasolla ja, että poikkeamat voidaan välttää. Laskutusmyynnissä tulee tarkistuksessa huomioida, että tarjoukset ja tilaukset on rekisteröity. Laskutus kirjaukset tulee tarkistaa sekä onko tavarat lähetetty ja kirjattu lähetetyiksi. Merkityksellistä tarkistuksissa on myös, onko saamiset yhtenäiset kirjattujen laskujen kanssa. Myyntien tarkistuksissa voidaan käyttää analyyttistä menetelmää, tällöin suhde- ja kehityslukuja voidaan analysoida ja etsiä poikkeamia.

Ostojen tarkistamisessa tarkistetaan samoja asioita kuin myynnin, mutta yrityksen näkökulmasta. Ostojen tarkistuksessa keskeistä on, että ostot ovat yrityksen vastaan ottamia tavaroita ja palveluita. Hankinnat ovat yrityksen omiin tarpeisiin. Ostojen kohdalla riskien ja väärintäytöksien mahdollisuus on suuri ja siksi on tarkistuksessa erityisesti kiinnitettävä huomiota osto ketjuun ja päätäntävaltaan. Sama henkilö ei saisi päättää hankinnoista ja ostojen toimeen panosta. Huomiota on kiinnitettävä tarkistuksessa osto- ja vastaanottoprosessit ovat suoritettu oikein ilman poikkeamia. Tavaran saapumisesta yrityksen tiloihin ja kirjauksista oikeille tileille on varmistuttava sekä, että laskut ja maksusuoritukset ovat oikein ja ajallaan kirjattu. Analyyttistä tarkastelua voidaan myös käyttää ostojen tarkistelussa, jossa verrataan katteita budjetoituihin ja edellisten tilikausien katteisiin, tarkastellaan varaston määrää ja kiertonopeutta edeltäviin tilikausiin. Varaston osalta on myös tarkistettava, että varaston arvo täsmää ja tarkistetaan sen vaikutus tulokseen. Ostoissa tarkistetaan myös ostoreskontra mahdollisten erääntyneiden laskujen takia ja selvitetään miksi laskut ovat erääntyneet. 

Palkkojen tarkistaminen on olennainen osa tilintarkastusta kuin myynnit ja ostot. Palkoissa merkityksellistä tarkistuksessa on tarkastaa palkojen oikein kirjaukset ja niiden sivukulut (Tyel, Sotu…), koska palkoilla on suuri vaikutus yrityksen tulokseen. Tilintarkastajan tulee tarkistaa, että palkat on maksettu sekä kirjattu oikein. Palkoissa vaarallisuus nousee myös merkittäväksi tekijäksi juuri väärin käytösten takia. Sama henkilö ei saisi laske ja maksaa palkkoja yrityksessä. Sisäinen valvonta ja turvallisuus nousee merkittäväksi tarkastelun kohteeksi palkoissa. Tilintarkastaja tulee tarkistaa täyttääkö yrityksen palkkakirjanpito lain ja asetusten asettamat vaatimukset. Palkkakirjan pidossa tulee tarkistaa työntekijöiden tietojen (jotka ovat palkanmaksun kannalta merkittävät; tilinumero, henkilötunnus, ennakonpidätys perusteet…). Tarkistuksessa olennaista on tarkistaa palkkojen oikeinkirjaukset ja perusteet mahdollisiin muutoksiin palkoissa sekä luontoisetujen perusteet.

Lähde: https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/68982/rasehorn_meri.pdf?sequence=1